Грамотное планирование и организация чрезвычайно важны для успеха мероприятия, однако приложенные усилия могут не принести ожидаемого результата по причине его низкой посещаемости. К счастью, существует ряд эффективных методов привлечь внимание аудитории к намеченному онлайн или офлайн событию. Именно им посвящена эта статья.

Что приводит к низкой посещаемости?

Чтобы сделать мероприятие более массовым, сначала рассмотрим основные причины низкой явки, а именно:

  • Недостаточная осведомленность. Слишком мало людей знают о предстоящем событии.
  • Низкий интерес. Тема или содержание не вызывают активного интереса у целевой аудитории.
  • Малоизвестные спикеры. Мероприятию не хватает “звездных” докладчиков.
  • Неудобное место или время. Событие проводится в отдаленной локации или неподходящее время/день недели.
  • Высокая стоимость. Потенциальные участники считают цену слишком высокой.
  • Конкурирующие события. На тот же день/время запланировано мероприятие схожей тематики, которое забирает часть аудитории.

Далее представляем 15 способов увеличить посещаемость события:

1. Учитывайте желания и боли аудитории

Подумайте о том, что беспокоит потенциальных участников, и как планируемое мероприятие сможет им помочь. Выясните, какие трудности/проблемы они хотят решить, либо какие знания/навыки им нужно получить, либо что еще мотивирует их посетить событие. Используйте полученные инсайты при его продвижении.

2. Персонализация имеет значение

Чтобы повысить посещаемость мероприятия, не забывайте про персонализацию и таргетированный маркетинг. Прежде всего, разделите аудиторию на ключевые сегменты со схожими параметрами/интересами и адаптируйте свои сообщения для каждого из них. Воспользуйтесь платформами автоматизации, персонализируйте рассылки и внимательно отслеживайте их результаты.

3. Используйте современные технологии

Программные комплексы и онлайн-инструменты помогут качественнее провести событие и привлечь больше участников:

  • Создайте визуально привлекательный, удобный сайт и мобильное приложение для мероприятия с подробной информацией о программе, спикерах и активностях, а также онлайн-регистрацией. Воспользуйтесь специализированными конструкторами для разработки ПО без навыков веб-дизайна и программирования.
  • Регулярно оповещайте аудиторию о предстоящем событии через сайт, приложение и аккаунты в соцсетях. Публикуйте новости, объявления и анонсы, представляйте спикеров, размещайте фотографии с прошлых мероприятий, отвечайте на комментарии пользователей.
  • Проводите онлайн-трансляции для виртуальных или гибридных мероприятий, записывайте и размещайте в интернете видео для офлайн-событий. Эти действия помогут привлечь дополнительную аудиторию без особых затрат.
  • Технологии онлайн-коммуникации на базе платформы мероприятия позволят участникам удобно общаться и взаимодействовать между собой как до, так и во время события.
  • Активно делитесь контентом с мероприятия на сайте и в социальных сетях — публикуйте фотографии, обзорные статьи, видеоролики и отзывы участников.

4. Стимулируйте интерес

Разработайте привлекательную концепцию мероприятия и распространите информацию о ней по всем доступным каналам. Позаботьтесь о том, чтобы участники получили полезный интерактивный опыт и ценные навыки.

Взаимодействуйте с партнерами и инфлюенсерами, чтобы эффективно прорекламировать событие среди целевой аудитории.

5. Задействуйте собственную базу контактов

Один из лучших способов повысить посещаемость мероприятия — оповестить о нем контакты из корпоративной CRM или базы email-рассылок. Эта аудитория с высокой долей вероятности примет приглашение и зарегистрируется на предстоящее событие. Особенно, если задействовать инструменты персонализации и таргетинга, описанные в пункте 2.

6. Организуйте встречи со спикерами

Возможность лично пообщаться с известными докладчиками привлечет внимание аудитории и подтолкнет ее к регистрации. Добавьте соответствующую функцию в интерфейс сайта/приложения, позволив участникам планировать митапы со спикерами в неформальной обстановке.

Включите информацию о планируемых встречах в кампанию по продвижению события и откройте предварительную регистрацию на митапы. Подготовьте отдельное помещение или зону для этих встреч, чтобы сделать общение более непринужденным.

7. Вовлекайте аудиторию

Грамотное ознакомление аудитории с предстоящим мероприятием поможет повысить интерес к нему и тем самым увеличить посещаемость. За несколько недель до начала события можно провести конкурсы и розыгрыши в социальных сетях, либо другие подобные активности. Возможность выиграть ценные призы, так или иначе связанные с событием, заинтересует потенциальных участников и мотивирует их к действиям.

8. Предлагайте скидки при раннем бронировании

Предварительная продажа билетов со скидкой — отличный способ стимулировать активность аудитории и сделать событие более посещаемым. Создайте ощущение срочности — публикуйте по всем каналам сообщения об ограниченных по времени предложениях и лимитированных партиях билетов со сниженной ценой.

Наиболее эффективны многоуровневые скидки: например, 50% при покупке за три месяца, 40% при покупке за два месяца и 30% при покупке за месяц до мероприятия.

9. Упростите регистрацию и чек-ин

Регистрация и чек-ин на событие должны быть максимально простыми и удобными — убедитесь, что каждое из них занимает не более пары минут и не вызывает затруднений у участников.

Создайте отдельную страницу регистрации и разместите на ней всю важную информацию о предстоящем мероприятии. Важно, чтобы там были сведения о программе, спикерах, митапах, активностях и т.д.

У пользователей должна быть возможность зарегистрироваться на событие как через сайт и мобильное приложение, так и другими способами (например, по телефону). Организуйте чек-ин по QR-коду, чтобы не задерживать посетителей.

10. Делайте email-рассылки с напоминаниями

Не стесняйтесь напоминать аудитории о предстоящем мероприятии — периодически отправляйте им уведомления по электронной почте, чтобы увеличить посещаемость.

Пишите короткие и убедительные письма, укажите там самую важную информацию о событии: тема, программа, спикеры, место, время. Не забудьте про увлекательный заголовок и мощный CTA, чтобы вызвать интерес и подтолкнуть к действию.

Не лишним будет добавить в письма тематические изображения и прямую ссылку на страницу регистрации и оплаты.

11. Позвольте выбрать удобный формат участия

Предоставьте аудитории выбор удобного для них формата участия в мероприятии. Если оно проводится офлайн или в гибридном режиме — продумайте возможность участвовать в нем онлайн.

Предлагая онлайн-трансляцию или доступ к записанным видеоматериалам, можно сделать событие доступным большему числу посетителей. Для гибридных мероприятий особенно важно обеспечить коммуникацию и взаимодействие между офлайн и онлайн-участниками.

12. Сделайте программу гибкой

Позвольте посетителям самостоятельно составлять удобную для них программу мероприятия, комбинируя разные треки, секции и сессии. Для этого оптимально подойдет интерактивное расписание, при помощи которого участники смогут выбирать актуальные для них темы и интересных спикеров.

13. Обеспечьте условия для нетворкинга

Дайте аудитории возможность эффективно взаимодействовать между собой и приобретать полезные связи. Используйте имеющиеся в базе данные участников, чтобы организовать нетворкинг и рекомендовать им потенциальных партнеров с общими сферами деятельности и интересами.

14. Подчеркните массовость события

В рекламной кампании стоит периодически указывать актуальные данные о численности зарегистрированных персон или посещаемости ранее проведенных мероприятий.

Если планируется гибридное или офлайн-событие — опубликуйте фотографии его предшественников, чтобы продемонстрировать высокую явку. Это подогреет интерес потенциальных участников и мотивирует их активнее регистрироваться.

15. Подберите дату, время и локацию

Выберите наиболее удобные для целевой аудитории дату, время и место проведения мероприятия. Позаботьтесь о транспортной доступности выбранной локации, опубликуйте карту со схемой проезда.

Обеспечьте условия для посетителей с ограниченными возможностями, подготовьте онлайн-субтитры для виртуальных и гибридных событий. Учтите сезонные факторы (прогноз погоды и т.д.), которые также могут влиять на посещаемость.